Denna gruppuppgift handlar om att studera ett informationssystem som används i praktiken. Eftersom ni kommer att studera sinsemellan olika informationssystem, kommer ni förhoppningsvis att uppleva att ni får en relativt bred bild av informationssystem i användning.
Valet av företag/organisation är helt ert eget. Några tips har vi emellertid när ni ska bestämma er för studieobjekt. Välj inte en alltför stor organisation. Om ni väljer ett stort företag, försök inte täcka in hela företaget i er studie, utan avgränsa er till en specifik avdelning i företaget.
Stirra er inte blinda på privata företag, utan fundera lika gärna på offentliga verksam-heter inom stat, landsting och kommun. Där finns ofta stora informationssystem som kan vara intressanta som studieobjekt.
Tala med någon av oss om ert val av studieobjekt innan ni tar kontakt med företaget eller organisationen, dels för att inte flera grupper väljer samma verksamhet, dels för att ni ska få ett "godkännande" av ert val av verksamhet.
Ni ska på plats studera det informationssystem, eller en avgränsad del av det informationssystem, ert valda företag/organisation har. Ni måste själva avgöra hur ni ska få veta det ni behöver för denna uppgift. Ibland finns det en del dokumenterat om verksamheten och informationssystemet, ibland får man information uteslutande från intervjuer bland några utvalda personer i verksamheten.
Hur kan man då förstå ett informationssystem? Ni ska använda systemteorin för att förstå och beskriva det informationssystem ni valt att studera. Denna modell ger utrymme för både teknisk och organisatorisk förståelse för ett informationssystem.
Hur kan man avgöra om informationssystemet är bra? Även här ger systemteorin stöd för ett sådant omdöme. Att göra en systembeskrivning över verksamheten i enlighet med Churchmans systemteori ger en bra bild av vilken typ av verksamhet informationssystemet ingår i. Om informationssystemet ses som en resurs och relateras till främst mål och prestationsmått för verksamheten i stort, kan man lättare få svar på frågan om informationssystemet bidrar till att förbättra verksamheten eller inte, samt även hur systemet skulle kunna utvecklas ytterligare för att än bättre kunna stödja verksamheten (t ex om ytterligare funktioner behövs, och i så fall vilka).
Kom också ihåg att reflektera över det material ni samlar in när ni besöker företaget/organisationen, så att ni i slutet av er presentation kan avge några egna omdömen över det informationssystem ni studerat. Vi vill också att ni i slutet av er rapport fäller några omdömen om detta har varit ett bra sätt att studera ett informationssystem i ett företag.
Sammanfattningsvis: Ni ska använda systemteorin för att dels beskriva den verksamhet ni valt, dels beskriva det informationssystem verksamheten använder, och avslutningsvis försöka er på en värdering av informationssystemets ändamålsenlighet.
Presentationen sker både skriftligt och muntligt. Den muntliga presentationen (obligatorisk närvaro) äger rum den 28/4. Den skrivna rapporten lämnas i ett exemplar till Jonny Holmström eller Mikael Wiberg den 14/4 (senast 13.00).
Arbetet ska självfallet dokumenteras med hjälp av ordbehandlare. Dokumentationen bör vara snygg och lättläst. Betrakta er dokumentation som en vetenskaplig rapport, där ni är noga med att referera till källor, så att det framgår vem som säger vad. Notera därmed att såsom en vetenskaplig rapport kommer även språket och strukturen på rapporten att bedömas. Var därför noga med språk och layout.
Rapporten ska bestå av ett försättsblad med gruppmedlemmarnas namn, datum, rapportens titel etc. Därefter ska det följa en innehållsförteckning, innan själva rapporten börjar. I övrigt kan ni ta del av kompendiet Några råd och regler för att skriva PM och rapporter som ni kan köpa vid institutionen, samt Wiederheim-Paul & Erikssons Att utreda, forska & rapportera.
Gruppens arbete presenteras muntligt vid redovisningstillfället och alla gruppmedlemmar ska självfallet delta aktivt i denna redovisning. Det betyder alltså obligatorisk närvaro. Alla grupper kommer inte få tillfälle att redovisa sitt arbete muntligt, dock ska samtliga vara förberedda för redovisning. Grupperna får ca 20-25 min på sig för sin presentation, inklusive eventuella frågor från åhörarna. Det betyder att ni ska förbereda en presentation som är kortare än 20-25 minuter (säg 15 minuters presentation) och därefter låta era kurskamrater ställa frågor och kommentera ert arbete.
Här blir det viktigt att göra en tydlig presentation över ert arbete; att inte fastna i oväsentliga detaljer; att ni har förberett en tydlig struktur på presentationen; att ni uttrycker er tydligt. Använd gärna hjälpmedel som exempelvis overheadprojektor eller tavla för att illustrera. Det blir i allmänhet lättare att följa med i ert resonemang om man som åhörare får något att "hänga upp sig på" under presentationens gång.
Som åhörare vid en annan grupps presentation blir det ofta mer intressant om man är "vaken" och engagerad, och mot slutet av presentationen ställer frågor och/eller kommenterar gruppens arbete.